Datenschutzerklärung Voltaire-Programm

Stand: 30.06.2022

Nachfolgend informieren wir Sie darüber, welche personenbezogenen Daten wir erfassen, verarbeiten und weitergeben. Diese Datenschutzerklärung umfasst unsere Verarbeitungsprozesse personenbezogener Daten im Rahmen des von uns angebotenen Voltaire-Programms in Bezug auf:

  • die von uns betriebene Webseite, von der aus Sie auf diese Datenschutzerklärung zugreifen (die "Webseite");
  • das Benutzer-Konto;
  • das Bewerbungsverfahren;
  • HTML-formatierte E-Mail-Nachrichten, die wir an Sie senden und die einen Link zu dieser Datenschutzerklärung enthalten oder andere Mitteilungen an Sie; und
  • Offlineinteraktionen, die Sie mit uns haben.

 

Zusammenfassend bezeichnen wir diese Verarbeitungsprozesse als "Dienste". Verarbeitungen personenbezogener Daten durch uns außerhalb des Voltaire-Programms werden nicht von dieser Datenschutzerklärung erfasst. Informationen zu solchen Verarbeitungstätigkeiten finden Sie in den allgemeinen Datenschutzklärungen von Centre Français und dem Deutsch-Französischen Jugendwerk

 

I. Verantwortliche und Kontakt

Verantwortliche gem. Art. 4 Nr. 7 EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sind:

 

das Deutsch-Französische Jugendwerk

- 51 rue de l’Amiral Mouchez, 75013 Paris, Tel : 01.40.78.18.18

- Molkenmarkt 1, 10179 Berlin, Tel: +49 (0)30 288 75 70 0

(nachfolgend „DFJW“)

 

in gemeinsamer Verantwortlichkeit mit

 

dem Centre Français de Berlin,

Müllerstraße 74,

13349 Berlin,

(nachfolgend „Centre Français“)

 

Gemeinsam werden die Verantwortlichen in dieser Datenschutzerklärung als „wir“ oder „uns“ bezeichnet. Das Wesentliche der Vereinbarung zwischen den Verantwortlichen, sowie die tatsächlichen Funktionen und Beziehungen Ihnen gegenüber können Sie Annex 1 entnehmen.

 

Unsere Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter:

DFJW: datenschutz@dfjw.org

Centre Français: ds@centre-francais.de

 

sowie unter den oben genannten Postadressen mit dem Zusatz „Datenschutzbeauftragter“.

 

II. Personenbezogene Daten

Personenbezogene Daten sind Informationen, die eine Person identifizieren oder sich auf eine identifizierbare Person beziehen. Die Dienste sammeln personenbezogene Daten, einschließlich:  

  • Name des Teilnehmers
  • Namen der Erziehungsberechtigten
  • E-Mail-Adresse
  • Geburtsdatum und Ort
  • Bundesland der Schule
  • Lebenslauf
  • Bankdaten
  • Telefonnummer
  • Gesundheitsdaten
  • IP-Adresse
  • Datum und Uhrzeit der Anfrage, sowie
  • sonstige über das Bewerberformular des Voltaire-Programms erhobene Daten

 

III. Erhebung personenbezogener Daten

 

Wir erheben personenbezogene Daten über die Dienste, z. B. wenn Sie unsere Webseite besuchen, ein Benutzerkonto anlegen, sich für das Austauschprogramm bewerben oder uns kontaktieren.

Wenn Sie von uns aufgefordert werden, bestimmte personenbezogene Daten anzugeben, können Sie dies selbstverständlich ablehnen. Sie haben die Wahl, welche Informationen Sie uns geben. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a)  DSGVO. Manche personenbezogenen Daten müssen wir erheben, um Ihnen die angeforderten Dienste bereitstellen zu können.  Wenn Sie die benötigten Informationen nicht zur Verfügung stellen, sind wir möglicherweise nicht in der Lage, die Dienste bereitzustellen. Wenn Sie uns oder unseren Dienstleistern personenbezogene Daten anderer Personen offenlegen und uns erlauben, die Daten in Übereinstimmung mit dieser Datenschutzerklärung zu verwenden, versichern Sie, dass Sie dazu berechtigt sind.

 

IV. Verarbeitung personenbezogener Daten

Wir und unsere Dienstleister verarbeiten personenbezogene Daten für folgende Zwecke:

 

1. Bereitstellung der Funktionalität der Webseite und Beantwortung Ihrer Anfragen

  • Um Ihnen die Funktionalität der Webseite und insbesondere des Bewerberformulars zur Verfügung zu stellen. 
  • Um auf Ihre Anfragen zu antworten und Ihre Wünsche zu erfüllen, wenn Sie uns kontaktieren, z. B. wenn Sie uns Fragen, Vorschläge, Komplimente oder Beschwerden schicken oder wenn Sie ein Angebot oder andere Informationen über unsere Dienste anfordern.
  • Um Ihnen administrative Informationen zukommen zu lassen, wie z.B. Änderungen an unseren Geschäftsbedingungen und Richtlinien.

 Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b)  DSGVO.

 

2. Einrichtung eines Benutzerkontos

  • Um Ihnen Zugang zu dem Extranet zu ermöglichen. Dies setzt aus Sicherheitsgründen die Einrichtung eines Benutzerkontos voraus. Das entsprechende Anmeldeformular für die Einrichtung eines Benutzer-Kontos finden Sie unter: http://programme-voltaire.org/. Das ausgefüllte Formular wird von uns gespeichert, um Ihre Anmeldung zu bearbeiten. Informationsfelder, die zur Bearbeitung Ihrer Anmeldung ausgefüllt werden müssen, sind mit einem Sternchen gekennzeichnet. Werden die entsprechenden Felder durch Sie nicht ausgefüllt, kann Ihre Anmeldung nicht bearbeitet werden.

Diese erfolgt auf der Grundlage von Artikel 6 Abs. 1 lit b) DSGVO.

 

3. Planung und Durchführung des Voltaire-Programms

  • Um den von uns durchgeführten Jugendaustausch vorzubereiten, z.B. Erfassung der Bewerber, Auswahl und Zuteilung der Teilnehmer, Verschicken der Zusagebescheide an Teilnehmer und Schulen, Organisation von Einführungsseminaren oder Bearbeitung der Zuschussanträge.
  • Um den von uns vorbereiteten Jugendaustausch durchzuführen, z.B. Zuführung von Finanzmitteln, Vermittlung des Kontakts zwischen den Familien, Versand von Teilnahmebescheinigungen.

Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO.

Sofern Sie in diesem Zusammenhang gebeten werden, Gesundheitsdaten von Teilnehmern anzugeben, erfolgt die Angabe freiwillig. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. a) i.V.m. Art. 9 Abs. 2 lit. a) DSGVO.

 

4. Verbesserung der Qualität der Dienste

  • Um Nutzer aus Gründen der Qualitätsabfrage (Auswertung der Prozesse und zur Nutzung des Extranets) zu kontaktieren.

Wir führen diese Aktivitäten auf Grundlage unseres berechtigten Interesses durch. Die Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO.

 

5. Einhaltung gesetzlicher Verpflichtungen und für die Zusammenarbeit mit öffentlichen Stellen, Strafverfolgungsbehörden und aus anderen rechtlichen Gründen

Wir verarbeiten und geben Ihre personenbezogenen Daten auch weiter, wenn dies notwendig oder zweckmäßig ist, insbesondere, wenn wir dazu gesetzlich verpflichtet sind oder ein berechtigtes Interesse dafür vorliegt:

 

  • Zur Einhaltung einer gesetzlichen Verpflichtung
  • Dies kann Gesetze außerhalb des Landes, in dem Sie Ihren Wohnsitz haben, einschließen.
  • Für die Zusammenarbeit mit öffentlichen Stellen
  • Um auf eine Anfrage zu reagieren oder um Informationen bereitzustellen, die wir für notwendig oder angemessen halten.
  • Dazu können auch Behörden außerhalb des Landes Ihres Wohnsitzes gehören.
  • Für die Zusammenarbeit mit Strafverfolgungsbehörden
  • Beispielsweise, wenn wir auf Anfragen und Anordnungen von Strafverfolgungsbehörden reagieren oder Informationen bereitstellen, die wir für wichtig halten.
  • Aus anderen rechtlichen Gründen, beispielsweise
  • zur Durchsetzung unserer allgemeinen Geschäftsbedingungen; oder
  • zum Schutz unserer Rechte, der Privatsphäre, der Sicherheit oder des Eigentums und der Rechte von unseren verbundenen Unternehmen, Ihnen oder anderen.

 

6. Aggregieren und/oder Anonymisieren von personenbezogenen Daten

Wir aggregieren und/ oder anonymisieren personenbezogene Daten, so dass sie nicht mehr als personenbezogene Daten betrachtet werden. Wir tun dies, um andere Daten für unseren Gebrauch zu generieren, die wir für jeden Zweck verwenden und offenlegen können, da sie Sie oder eine andere Person nicht mehr identifizieren. Die Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO.

 

7. Erfüllung unseres Geschäftszwecks

  • Für Audits, um zu verifizieren, dass unsere internen Prozesse wie beabsichtigt funktionieren und um gesetzliche, regulatorische oder vertragliche Anforderungen zu erfüllen;
  • Zur Betrugsprävention und Überwachung der Betrugssicherheit, z. B. zur Erkennung und Verhinderung von Spam, Cyberangriffen oder Versuchen, Identitätsdiebstahl zu begehen; und
  • Zum Betreiben und Erweitern unserer Geschäftsaktivitäten, z. B. um zu verstehen, welche Teile unserer Dienste für unsere Nutzer am interessantesten sind, damit wir unsere Energien darauf konzentrieren können, die Interessen unserer Nutzer zu erfüllen. 

 

Wir führen diese Aktivitäten durch, um unsere vertragliche Beziehung mit Ihnen zu verwalten, Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO, um einer gesetzlichen Verpflichtung nachzukommen, Art.6 Abs. 1 lit. c) DSGVO und/oder auf der Grundlage unseres berechtigten Interesses, Artikel 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO oder, in Fällen, in denen wir Sie um Ihre Einwilligung gebeten haben, nur auf Grundlage dieser Einwilligung, Art. 6 Abs. 1 a) DSGVO.

 

V. Empfänger personenbezogener Daten

Wir geben personenbezogene Daten an unsere externen Dienstleister weiter, um die von diesen für uns erbrachten Dienstleistungen zu ermöglichen. Dazu können Anbieter von Dienstleistungen wie Anbieter von Buchhaltung, Zahlungsabwicklung und vergleichbare Diensten, Website-Hosting, Datenanalyse, Bereitstellung von Informationstechnologie und damit zusammenhängender Infrastruktur, Kundenservice oder damit zusammenhängende Leistungen (einschließlich spezieller Werbeaktionen), E-Mail-Versand und andere Dienstleistungen gehören. In dem erforderlichen Umfang können personenbezogene Daten außerdem mit der zuständigen Schulbehörde geteilt werden.

 

VI. Datenübergragungen in Drittstaaten

Ihre personenbezogenen Daten können in jedem Land gespeichert und verarbeitet werden, in dem wir Niederlassungen haben oder in dem wir Dienstleister beauftragen.

Einige Nicht-EWR-Länder sind von der Europäischen Kommission als Länder anerkannt, die ein angemessenes Datenschutzniveau gemäß den EWR-Standards bieten (die vollständige Liste dieser Länder finden Sie hier. Für Übermittlungen aus dem EWR in Länder, die von der Europäischen Kommission nicht als angemessen angesehen werden, haben wir angemessene Maßnahmen ergriffen, wie z. B. von der Europäischen Kommission angenommene Standardvertragsklauseln, um Ihre personenbezogenen Daten zu schützen.

 

VII. Ihre Rechte

Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:

 

  • Recht auf Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten,
  • Recht auf Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten
  • Recht auf Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten, soweit nicht die Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist;
  • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung soweit die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie aber deren Löschung ablehnen und wir die Daten nicht mehr benötigen, Sie jedoch diese zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen oder Sie gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben;
  • Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung,
  • Recht, Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesebaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen (Recht auf Datenübertragbarkeit).
  • Recht, Ihre einmal erteilte Einwilligung jederzeit uns gegenüber zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen.

 

Möchten Sie von diesen Rechten Gebrauch machen, können Sie uns unter den unter Ziffer I. genannten Kontaktdaten kontaktieren.  Wir werden versuchen, Ihrer Anfrage so schnell wie möglich nachzukommen.

Sie haben zudem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu beschweren. In der Regel können Sie sich hierfür an die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsortes oder unseres Sitzes wenden. Eine Liste der Datenschutzbehörden finden Sie hier.

 

 

XVIII. Aufbewahrungsfristen

Wir bewahren personenbezogene Daten so lange auf, wie es in Anbetracht der Zwecke, für die sie erhoben wurden, erforderlich oder zulässig ist und im Einklang mit geltendem Recht steht. 

Die Kriterien, die wir zur Bestimmung unserer Aufbewahrungsfristen verwenden, umfassen: 

  • Die Länge der Zeit, in der wir eine laufende Beziehung zu Ihnen haben und Ihnen die Dienste zur Verfügung stellen (z. B. so lange, wie Sie ein Benutzer-Konto bei uns haben oder die Dienste weiterhin nutzen);
  • ob es eine gesetzliche Verpflichtung gibt, der wir unterliegen (z. B. sind wir aufgrund bestimmter Gesetze verpflichtet, Aufzeichnungen für einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren, bevor wir sie löschen können); oder
  • ob eine Aufbewahrung im Hinblick auf unsere Rechtslage ratsam ist (z. B. im Hinblick auf geltende Verjährungsfristen, Rechtsstreitigkeiten oder behördliche Untersuchungen). 

 

IX. Dienste von Drittanbietern

Diese Datenschutzerklärung befasst sich nicht mit den Datenschutz-, Informations- oder sonstigen Maßnahmen Dritter, einschließlich Dritter, die eine Website oder einen Dienst betreiben, zu dem die Dienste verlinken, und wir sind nicht für diese verantwortlich.  Die Aufnahme eines Links zu den Diensten bedeutet nicht, dass die verlinkte Website oder der verlinkte Dienst von uns oder unseren Partnern unterstützt wird.

 

X. Besondere Kategorien personenbezogener Daten

Sofern wir Sie nicht dazu auffordern, bitten wir Sie, uns keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten (z. B. Sozialversicherungsnummern, Informationen im Zusammenhang mit ethnischer Herkunft, politischen Meinungen, Religion oder anderen Überzeugungen, Gesundheit, biometrischen oder genetischen Merkmalen, kriminellem Hintergrund oder Gewerkschaftszugehörigkeit) über die Dienste oder anderweitig zu senden oder offenzulegen.

 

XI. Datensicherheit

Wir bemühen uns, angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zu ergreifen, um personenbezogene Daten innerhalb unserer Organisation zu schützen. Leider kann kein Datenübertragungs- oder Speichersystem zu 100 % sicher sein. Wenn Sie Grund zu der Annahme haben, dass Ihre Interaktion mit uns nicht mehr sicher ist, benachrichtigen Sie uns bitte unverzüglich unter den unter Ziffer I. angegebenen Kontaktdaten.

 

XII. Aktualität und Änderung dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung hat den oben genannten Stand. Durch die Weiterentwicklung unserer Website und Angebote darüber oder aufgrund geänderter gesetzlicher beziehungsweise behördlicher Vorgaben kann es notwendig werden, diese Datenschutzerklärung zu ändern. Die jeweils aktuelle Datenschutzerklärung kann jederzeit auf dieser Website von Ihnen abgerufen und ausgedruckt werden.

 


 

Annex 1 - Information über die gemeinsame Verarbeitung Ihrer Daten

 

Wir, das Centre Français de Berlin und das Deutsch-Französische Jugendwerk, arbeiten im Rahmen des Voltaire-Programms, eines Schüleraustauschprogramms zwischen Deutschland und Frankreich, eng zusammen. Aufgrund der Zusammenarbeit verarbeiten wir auch Ihre personenbezogenen Daten gemeinsam.

Zur Gewährleistung Ihrer Rechte und unter Berücksichtigung der Vorgaben der DSGVO haben wir eine Vereinbarung geschlossen, die Regeln über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten aufstellt. Als sog. gemeinsame Verantwortliche gemäß Art. 26 DSGVO sind wir gemeinsam für die Verarbeitung Ihrer Daten verantwortlich.

Nachfolgend beantworten wir die für Sie besonders wichtigen Fragen, bevor wir Ihnen nähere Informationen zu unserer Vereinbarung zukommen lassen.

 

Wer sind die Verantwortlichen und Datenschutzbeauftragten?

Verantwortliche gem. Art. 4 Nr. 7 DSGVO sind das Deutsch-Französische Jugendwerk,  Molkenmarkt 1, 10179 Berlin bzw. 51 Rue de l'Amiral Mouchez, 75013 Paris sowie das Centre Français de Berlin, Müllerstraße 74, 13349 Berlin.

Unsere Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter datenschutz@dfjw.org und ds@centre-francais.de oder den jeweiligen Postadressen mit dem Zusatz „der Datenschutzbeauftragte“.

 

Wer ist mein Ansprechpartner für Rechte wie Auskunft oder Löschung?

Wir haben uns gemeinsam darüber verständigt, wie wir sicherstellen, dass Sie Ihre Rechte vollumfänglich ausüben können, und näher festgelegt, welche Verpflichtungen jede Partei zur Erfüllung der Pflichten der DSGVO erfüllt. Dies betrifft insbesondere die Ausübung der Rechte der betroffenen Personen nach Artikel 15 bis 22 DSGVO.

Sie können hinsichtlich der Verarbeitung Ihrer Daten beide Verantwortliche einzeln ansprechen und Ihre Rechte geltend machen.

 

Information über die Datenverarbeitung

Unseren Informationspflichten gemäß Art. 13 und 14 DSGVO über die Datenverarbeitung im Rahmen des Voltaire-Programms kommen wir über die Datenschutzerklärung auf der Webseite zum Voltaire-Programm (https://www.programme-voltaire.org/) nach, die von dem Deutsch-Französischen Jugendwerk betrieben wird.